Managementul timpului

Dacă ne oprim să analizăm puțin, cu toții putem găsi lucruri asupra cărora deținem controlul, o parte asupra cărora nu avem control, însă există și lucruri al căror control îl putem căpăta pe parcurs. Și în această ultimă categorie se încadrează timpul, o resursă ce a devenit tot mai prețioasă. Nefiind un lucru palpabil, mulți dintre noi putem fi sceptici cu privire la gradul de control pe care îl putem deține. Tocmai de aceasta, articolul de față vine în ajutor prin câteva sugestii și informații ce vor fi utile în mai multe domenii din viața noastră.

Avantajul acestui concept este că prezintă abilități ce pot fi învățate și gestionate. Conform lui Orgenstern (2000), managementul timpului necesită setarea de obiective, prioritizare, planificare, învățarea de strategii, managementul stresului, automonitorizare, rezolvarea de probleme. Unele cercetările din domeniul psihologiei organizaționale au studiat acest concept prin prisma managementului timpului la locul de muncă. De aici au dezvoltat programe de training care să îi ajute pe oameni în identificarea activităților consumatoare de timp, planificarea activităților zilnice, prioritizarea sarcinilor și cum să facă față situațiilor neașteptate.  Însumate, acestea ne sporesc productivitatea și eficiența, reușind să ne organizăm timpul astfel încât să obținem rezultatele dorite.

Afirmația „Nu îmi mai ajunge timpul”, cred că este una adesea întâlnită, dacă nu la noi, cu siguranță la cei din jurul nostru. Se apropie un termen limită, apar situații neprevăzute sau stăm prea mult într-o activitate neproductivă, toate acestea sunt exemple de situații ce ne pot îngrijora sau stresa. Și de aici ne gândim și încercăm tot felul de strategii de a ne organiza timpul într-un mod eficient. Și totuși, de unde începem?

Un prim pas este auto-observarea, prin care să ne evaluăm modul de folosire al timpului și să vedem când devine aceasta o problemă. Este utilă reflectarea asupra propriilor noastre scopuri, atât pe termen scurt, cât și pe termen lung și identificare valorilor personale care contează pentru noi. Acestea ne vor ajuta să selectăm acele activități ce sunt importante pentru noi și să ne asumăm responsabilitatea pentru folosirea timpului în această direcție.

Un alt pas este să identificăm acele activități consumatoare de timp și care ne distrag de la îndeplinirea scopurilor noastre. Un bun exercițiu în acest sens este să analizăm cum au arătat ultimele trei zile din viața noastră și cum am fi vrut să decurgă, de fapt. Pentru a ne fi mai ușor, putem trece aceste lucruri pe o foaie de hârtie și apoi să le comparăm. Putem identifica care sunt distractorii de la sarcini? La ce activități putem renunța sau încerca să le acordăm mai puțin timp?

Pentru al treilea pas, putem să începem să punem în aplicare diferite strategii. Ne va fi de folos în acest proces să ne stabilim prioritățile în desfășurarea activităților. Iar pentru acest lucru, ne stă la îndemână  matricea Eisenhower, ce cuprinde patru cadrane în care să așezăm activitățile: urgente și importante; importante și nu urgente; urgente și neimportante; nici urgente nici importante.

O strategie des întâlnită este realizarea unui program săptămânal, iar pentru aceasta vin în ajutor și alte strategii precum folosirea listelor cu lucruri de făcut, estimarea timpului necesar pentru fiecare sarcină, folosirea calendarelor, verificarea gradului în care scopurile au fost atinse, utilizarea unor pauze. Unele dintre acestea pot fi folosite într-un jurnal de activitate în care să ne notăm timpul petrecut într-o activitate, dar și energia cu care am realizat activitatea respectivă. Iar mai apoi să analizăm acest jurnal și să vedem care sunt punctele de îmbunătățit.

Planificarea ne ajută să ne dăm seama ce putem realiza într-o perioadă de timp, să devenim mai eficienți și chiar să alocăm o parte din timp pentru situații neprevăzute. Pentru a ne planifica mai bine și din timp sarcinile, ne stau la îndemână jurnalele, calendarele, diferite programe ale computer-ului, post-it-uri. Trebuie doar să ne dăm seama care funcționează mai bine pentru noi și să o folosim.

Tu cum folosești cele 24 de ore ale zilei?

Te așteptăm la Centrul de Carieră pentru a vedem împreună cum să folosim cât mai eficient timpul. Folosește această resursă în avantajul tău.

Articol scris de Gabriela Gherguț